BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah Arsip (record). Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagaisumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Meskipun kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan kearsipandengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaankerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan inimembutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan organisasi. Beberapafaktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinankantorsendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.

Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data yaitu arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan ( loket dan tempat pembayaran ) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk mengambil keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Dalam manajemen kearsipan arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Dalam arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.

Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang telah mengalami penurunan kegunaan, arsip tidak lagi secara terus menerus di gunakan karena urusanya telah selesai, atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi arsip dinamis inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing- masing unit kerja. Fungsi arsip dinamis inaktif yang tersimpan sebagai bahan informasi untuk mengetahui usahausaha yang telah dicapai baik mengenai kegagalanya maupun keberhasilanya.

Permasalahan kearsipan di bidang pengolahan arsip dinamis inaktif yang sering dihadapi adalah kurang adanya kesadaran dan kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk. Sebagian besar arsip dinamis inaktif yang ada di organisasai atau instansi sangat memprihatinkan. Arsip-arsip dinamis inaktif menumpuk tanpa adanya penataan yang jelas dan peletakanya masih menyebar belum teratur. Karena keberadaan fisiknya yang bercampur dengan arsip inaktif, menyebabkan arsip aktif tersebut sulit untuk ditemukan, sehingga berdampak pada temu balik arsip untuk pengelolaan informasi arsip, demi pencapaian penyelenggaraan kegiatan organisasi. Hal ini terjadi karena kurang adanya kepedulian tentang pentingnya penanganan arsip dinamis inaktif sehingga tidak adanya perhatian tentang arsip dinamis inaktif.

Permasalahan ini menyebabkan arsip tidak terjamin keselamatannya, arsip akan mudah rusak, dan kita kehilangan jejak untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya, maka berdasarkan kejadian tersebut pengolahan arsip dinamis inaktif mutlak dilaksanakan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip.

Pengolahan merupakan istilah kolektif yang mencakup pencatatan akuisisi, penataan, deskripsi dan preservasi arsip. Dalam pengolahan arsip dinamis inaktif terdiri dari beberapa prosedur yang meliputi pemilahan, pengelompoan, pendiskripsian, pembuatan skema, manuver kartu deskripsi, manuver berkas, pemberian nomor definitif, pembungkusan, memasukan arsip dalam boks dan pelabelan. Pengolahan berbeda dengan pengelolaan arsip, pengelolaan merupakan proses pengendalian arsip dinamis secara sistematis sejak saat penciptaan, penggunaan, pemeliharaan sampai dengan penyusutan arsip.

Setiap instansi pemerintah ataupun swasta mempunyai sistem kearsipan tersendiri baik itu azas sentralisasi, azas desentralisasi, maupun azas campuran. Akan tetapi banyak kantor-kantor yang menggunakan sistem kearsipan desentralisasi yang artinya setiap bagian dalam instansi pemerintah ataupun swasta memiliki arsip sendiri.Misalnya bagian kepegawaian, penyimpanan arsipnya khusus untuk bagian kepegawaian. Begitu juga di bagian-bagian lain, hal ini dikarenakan apabila pimpinan membutuhkan suatu arsip, misalnya yang berhubungan dengan kepegawaian maka akan mudah dan cepat untuk menemukannya atau lebih efektif dan efisien. Tetapi ada juga instansi pemerintah atau swasta yang menggunakan system kearsipan sentralisasi, artinya perusahaan, instansi, atau kantor memusatkan seluruh arsipnya pada satu bagian dan pengelolaannya di pegang oleh orang yang ahli di bidangnya yang biasa disebut arsiparis.

Sejalan dengan hal tersebut, maka keberadaan kantor DISHUB PROVINSI DIY sebagai salah satu lembaga perusahaan yang bergerak di bidang perhubungan dan tidak terlepas dari pelayanan masyarakat secara umum. Instansi ini merupakan salah-satu instansi yang bergerak di bagian perhubungan pemerintah, oleh sebab itu dengan adanyainstansi ini dapat membantu pemerintah dalam memenuhi kebutuhan masyarakan.

B. Rumusan Masalah

1. Metode penyimpan apa yang di gunakan di DIHUB Provinsi ?

2. .Apa keuntungan dan kelemahan dari arsip elektronik ?

3. .Berap tahun sekali dilakukan pemusnahan arsip di DISHUB Proovinsi ini?

4. Bagaimana kantor ini menagani hacker ?apa saja antisipasi yang dilakukan?

5. Apakah SDM kearsipan diberikan pelatihan? Berapa kali dalam 1 tahun?

6. Apakah pemeliharaan kearsipan nya terjadwal? Metode pemeliharn seperti apa yang dilakukan?

C. Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui Metode penyimpan yang di gunakan di DIHUB Provinsi

2. Untuk mengetahui Apa keuntungan dan kelemahan dari arsp elektronik menurut ibuk

3. Untuk mengetahui Berap tahun sekali dilakukan pemusnahan arsip di DISHUB Proovinsi ini

4. Untuk mengetahui cara menagani hacker, dan antisipasi yang di lakukan

5. Untuk mengetahui Apakah SDM kearsipan diberikan pelatihan, berapa kali 1 thn

6. Untuk mengetahui pemeliharaan kearsipan nya terjadwal, dan Metode pemeliharn seperti apa yang dilakukan .

BAB II

LANDASAN TEORI

A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

1) Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.

2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.

Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.

a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakanmenjadi :

1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.

2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.

b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :

1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.

2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.

c. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confidensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Menyortir atau memisahkan

b. Membuka surat

c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat

d. Membaca dan memberi catatan

e. Menyampaikan surat kepada pimpinan

f. Membagikan surat.

2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar

Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:

a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan tidak langsung.

b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.

c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).

d. Mengetik konsep surat.

e. Mengetik surat dalam bentuk akhir

f. Meminta tanda tangan pada pimpinan

g. Mengecek surat yang akan dikirim

h. Mendistribudikan surat.

B. Peralatan Dan Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan penyimpananPerlengkapan penyimpanan adalah bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatankearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relatifsingkat. Beberapa perlengpan penyimpanan antara lain:1.

Kartu indeksYaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang didalamnya memuat data tentangwarkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

LabelAlat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perludiberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

Kartu Tunjuk SilangSalah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selainindeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalahsuatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untukmenunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yangditunjukkan. Kartu silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cmx 7,5 cm.Ada beberapa kriteria dari suatu arsip yang dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain :

a. Jika suatu arsip memiliki lebih dari satu judul.

b. .Jika surat/arsip disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran dokumen lainyang ukurannya besar dan tidaka memungkinkan untuk disimpan pada laci filingcabinet. Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara :

a.Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, susun secaraalfabetis

b.Disimpan dibagian paling belakang laci filing cabinet, dibelakang petunjuk silang.

Lembar Pinjam Arsip (out slip)

Lembar pinjam arsip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip .Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip,antara lain :

a.Sebagai bahan bukti adanya pinjaman arsip.

b..Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapn batas waktu pengembalian arsipyang di pinjam.

c.Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang di pinjam.

d.Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

e.Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :

a.Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam

b.Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman

c.Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickle file sebagai bahan ingatan.

Alat Tulis Kantor (ATK)Antara lain

a.Pensil

b.Kertas

c.Tipe x

d.Penghapus pensil

e.Penggaris

f.Dll.

C.Sistem Penyimpanan

Menurut Amsyah (2003: 71) menyatakan bahwa :
“Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.

Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa :
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat”.

Sistem penyimpanan didefinisikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Sistem penataan arsip yang baik dan teratur mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.

Tujuan penataan arsip adalah:
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.

Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar ada 5 yaitu :

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filling System
Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangakutan, Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama lengkap dan nama tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi). Sistem ini juga disebut direct filing system, di mana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks).
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.
c. Menyiapkan peralatan arsip

2. Sistem Nomor/Numerical Filling System
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

3. Sistem Tanggal/Chronological Filling System
Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat yang datang paling akhir ditempatkan di depan tanpa melihat masalah atau perihal. Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal:
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.

4. Sistem Wilayah/Geographical Filling System
Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

5. Sistem Subjek/ Subjectical Filling System
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya terjadi. Sistem ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam pengelolaannya. Karena setiap orang akan mengiterpretasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang lengkap dan jelas untuk menghindarinya. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek benotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu). Untuk sistem yang terdiri dari banyak subjek, diperlukan daftar indeks agar istilah yang dipergunakan dapat dibuat seragam. Daftar indeks adalah suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.

D.Klasifikasi Sistem Penyimpanan

Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan
kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:

Sekolah : Nomor Induks Sekolah
Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
PLN : Nomor Rekening Listrik
Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Number Filing System

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey.Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Upah
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPH

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
1. Filing cabinet
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.
Laci 1 Kodenya 000
Laci 2 Kodenya 100
Laci 3 Kodenya 200
Laci 4 Kodenya 300
Laci 5 Kodenya 400
Laci 6 Kodenya 500
Laci 7 Kodenya 600
Laci 8 Kodenya 708
Laci 9 Kodenya 800
Laci 10 Kodenya 900

2. Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah. Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut.
Guide 1 Kodenya 000
Guide 2 Kodenya 010
Guide 3 Kodenya 020
Guide 4 Kodenya 030
Guide 5 Kodenya 040
Guide 6 Kodenya 050
Guide 7 Kodenya 060
Guide 8 Kodenya 070
Guide 9 Kodenya 080
Guide 10 Kodenya 090

3. Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut.
Hanging folder 1 Kodenya 010
Hanging folder 2 Kodenya 011
Hanging folder 3 Kodenya 012
Hanging folder 4 Kodenya 013
Hanging folder 5 Kodenya 014
Hanging folder 6 Kodenya 015
Hanging folder 7 Kodenya 016
Hanging folder 8 Kodenya 017
Hanging folder 9 Kodenya 018
Hanging folder 10 Kodenya 019

d. Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.

e. Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhann.

Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut.

Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
Mengode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh: Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1).
Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang.

Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey ini adalah sebagai berikut

Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat penyimpanannya.
Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 345, urutan surat ke 2 (2+1).
Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)

1 - 10 (kode guide

11 - 20

11 (kode hanging folder)

20
101 - 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).

b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.

c) Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.

e) Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut

Tanggal Nama Nomor File
10 Januari 2013 Muhammad Galih Prasetyo 100
15 Februari 2013 Muhammad Aryo Wibisono 101
25 Maret 2013 Adinda Nur Aisyah 102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas
b) mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci cardex.
Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu

Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru, sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks. Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.

c) Mengkode

Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai

d) Mensortir

Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan

Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.

Contoh:

Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.

Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.
Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
Beri kode pada surat dengan kode 208.
Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat dilakukan langkah sebagai berikut.

Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

3) Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah arsip yang pertama disimpan.

Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi, karena sistem ini sulit dipahami

jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor terminal digit ini adalah sebagai berikut.

a) Filing Cabinet

Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode

Laci 1 kodenya 00 - 09

Laci 2 kodenya 10 - 19

Laci 3 kodenya 20 - 29

Laci 4 kodenya 30 - 39

Laci 5 kodenya 40 - 49

Laci 6 kodenya 50 - 59

Laci 7 kodenya 60 - 69

Laci 8 kodenya 70 - 79

Laci 9 kodenya 80 - 89

Laci 10 kodenya 90 - 99

b) Guide

Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut.

Guide 1 kodenya 00

Guide 2 kodenya 01

Guide 3 kodenya 02

Guide 4 kodenya 03

Guide 5 kodenya 04

Guide 6 kodenya 05

Guide 7 kodenya 06

Guide 8 kodenya 07

Guide 9 kodenya 08

Guide 10 kodenya 09

c) Hanging Folder

Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan 1.000 hanging folder.

Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut.

Hanging folder 1 kodenya 00/0

Hanging folder 2 kodenya 00/1

Hanging folder 3 kodenya 00/2

Hanging folder 4 kodenya 00/3

Hanging folder 5 kodenya 00/4

Hanging folder 6 kodenya 00/5

Hanging folder 7 kodenya 00/6

Hanging folder 8 kodenya 00/7

Hanging folder 9 kodenya 00/8

Hanging folder 10 kodenya 00/9

d) Kartu indeks
Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya

e) Buku Arsip
Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan sebagai arsip.
contoh.

NO. Tanggal Simpan Caption/Judul No. Surat Hal. Surat Ket.
0000 2 Jan 2014 Andika - Lamaran kerja -
0001 7 Jan 2014 PT Agung 3/B/1/14 Tagihan -
0002 3 Feb 2014 CV Aria 4/C/1/14 Tagihan -

Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut.

a) Memeriksa Berkas
Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya

b) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut disimpan.
Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat. Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.
Contoh kode surat 0456
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut.
Unit I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-59) dan nomor guide (56).

Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan dalam laci (56/4).

Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada dalam folder +1.
Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide 56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.

c) Mengkode
Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001, sehingga kode nomor surat tersebut 1001.

d) Mensortir
Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.

e) Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks dalam sistem terminal digit.

Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
Tentukan kode surat yang ingin dicari

jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.

E.Penilaian Kearsipan

Salah satu kegiatan dalam manajamen arsip adalah penyusutan arsip atau pengurangan arsip. Dalam proses kegiatan penyusutan arsip ada salah satu langkah atau tahapan yang harus dilakukan yaitu penilaian arsip. Penilaian arsip juga merupakan fungsi kearsipan yang paling penting dalam menetapkan nilai arsip dan menentukan lama usianya serta kapan arsip itu akan dimusnahkan.

Penilaian (Appraisal) Arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan beberapa pertimbangan seperti berdasarkan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.
Selain pengertian tersebut di atas, ada beberapa pengertian tentang penilaian arsip lainnya :

§ Suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip dalam menentukan “nilai guna” setiap series arsip bagi organisasi (Betty R. Rick)

§ Suatu proses yang dilakukan arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberikan kontribusi terhadap tujuan kebijaksanaan akuisisi (F. Gerald Ham)

§ Appraisal decisions are made at different times with different approaches and different emphases depending on the type of archives (Barbara Reed, “Appraisal And Disposal”:1993)

§ Proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi ( Kep. Ka ANRI No. 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip Bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha dan Swasta)

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap sekelompok arsip untuk menentukan “nilai guna” dan jangka simpan arsip dilihat dari kaedah hukum dan kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya.

F.Penemuan Kembali

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengankeakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatankembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita seringmengambil arsip tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya.

G.Pemeliharaan Arsip

Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuanPokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasionalkepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yangnyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.

Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidangkearsipan dalam arti yang luas. Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangandari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukanuntuk meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya). Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasim dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali.

Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, film, dan ke media digital.

H. Pemusnahan Arsip

Tahap akhir dari manajemen kearsipan adalah pemusnahan arsip (penyusutan arsip). Pemusnahan arsip merupakan rangkaian terakhir setelah tahapan pemindahan arsip dan penyerahan arsip.

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

a.Pemeriksaan
Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b.Pendaftaran
Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

c.Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

d.Penilaian Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.
Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.

e. Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Daftar Referensi

1. UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3. Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4. Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5. Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

BAB III

HASIL OBSERVASI

A. Sejarah DISHUB Provinsi DIY

Dinas perhubungan Prov. DIY yang beralamat di Jl. Babarsari No.30 didirikan pada tahun 1989, dan pada saat itu masih dinamakan kantor wilayah perhubungan.kantor wilayah perhubungan pertama kali di pimpin oleh Made Sudana (1989 - 1992) kemudian di ganti kan oleh Ch Munandar (1992-2001),

pada tahun 2001 di bawah kepemimpinan Ir. Setiyoso Harjo Wisastro M.si (2001-2006) kantor Wilayah Perhubungan di ubah menjadi Dinas Perhubungan dan pada tahun 2006 Dinas perhubungan prov.DIY bekerja sama dengan PT.Telkom kemudian di namakkan Dinas Perhubungan dan telekomunikasi. Ir. Setiyoso Harjo Wisastro M.si kemudian di ganti oleh Ir. Mulyo Hadi Kusumo (2006 - 2010)

sejak tahun 2007 Dinas perhubungan Dan telekomunikasi kemudian berubah menjadi Dinas perhubungan komunikasi dan Informatika Prov.DIY. dan Ir. Mulyo Hadi Kusumo di gantikan oleh Ir. Tjipto Haribowo (2010-sekarang)

B. Batas wilayah:

a) Sebelah Utara : perkampungan warga

b) Sebelah Timur : perkampungan warga

c) Sebelah Selatan : kampus ATMA JAYA

d) Sebelah Barat :Badan Tekhnologi Nuklir Nasional

C. Keadaan Geografis

a) Keadaan Alam :

· Ketinggian dari permukaan air laut : + 150 M

· Curah hujan rata-rata tiap tahun : 2704 mm/Tahun

· Topografi : Dataran Rendah.

· Suhu udara rata-rata : 26 0 C s/d 32 0 C

b) Keadaan Wilayah :

Desa Babarsari merupakan salah satu dari 3 Desa yang ada di wilayah Kecamatan Depok

D. VISI MISI

Visi
pembangunan Pemerintah Provinsi DIYuntuk urusan perhubungan, komunikasi dan informatika adalah Terwujudnya transportasi berkelanjutan yang mendukung pariwisata, pendidikan dan budaya, serta terwujudnya Jogja Cyber Province dan masyarakat informasi yang berbasis pengetahuan di Provinsi DIY.

Misi
Untuk mewujudkan visi sebagaimana tersebut di atas, maka cara-cara yang akan ditempuh atau misi pembangunan perhubungan, komunikasi dan informatika seperti tersebut di bawah ini

Meningkatkan prasarana dan sarana transportasi yang berkelanjutan dalam upaya meningkatkan pelayanan publik; Mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas tata kelola pemerintahan di Dinas Hubkominfo yang berbasis good governance dengan memanfaatkan teknologi informasi secata optimal;

E. STUKTUR ORGANISASI

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Metode Kearsipan DISHUB Provinsi DIY

Kami telah melakukan observasi di sebuah Instansi Pemerintah di Yogyakarta yaitu di DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI DIY, hasil observasi mengenai metode kearsipan yang digunakan di Dishub Provinsi DIY menggunakan metode Sistem Abjad dan Sisten Nomor, kegiatan kearsipan di Dishub Provinsi DIY dilakukan secara Manual dan Elektronik.

B. Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di Kantor Dinas Perhubungan DIY.

C. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

b. Pembuatan konsep surat

Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.

D. Kelemahan dan Kelebihan Arsip

Di masing-masing instansi yang ada pasti memiliki kelebihan dan kekuragan, dan di instansi yang kami observasi juga memiliki kelebihan dan kekurangan, adapaun kelebihan nya antara lain :

1. Sistem Elektronik nya lebih cepat

Kelemahan nya :

1. Tergantung listrik

2. Kurang nya sarana dan prasana

E. Kelengkapan Peralatan dan Perlengkapan

Untuk mencapai tujuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampun menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri (Warsanto, 1991 : 30-32) sebagai berikut :

1. Mudah dilaksanakan

2. Mudah dimengerti

3. Tidak memakan tempat

4. Mempermudah pengawasan ex: kartu indeks, lembar pengantar

Berarti peralatan dan perlengkapan arsip harus lengkap agar mampu menjalankan system kearsipan yang baik seperti yang di ambil dari ciri-ciri menurut (Warsanto, 1991;30-32)

F. Macam-macam Peralatan dan Perlengkapan

Peralatan:

1. Rak arsip

2. Filling cabinet

3. Lemari arsip

4. Map

5. Guide

6. Preferator

7. Stapler

Perlengkapan:

1. Kartu indeks

2. Kartu tunjuk silang

3. Lembar pinjam arsip

4. Map pengganti

5. Buku arsip

G. Waktu penggunaan system

Pada waktu awal Dishub Provinsi DIY masih menggunakan system manual dan baru menggunakan system elektronik pada tahun 2012

H. Pemusnahan

Standard dalam kearsipan harus ada yang namanya pemusnahan untuk menghindari banyaknya tumpukan arsip yang sudah tidak dipakai lagi atau sudah tidak aktifnya lagi surat-surat tersebut , semakin banyaknya arsip yang ada otomatis akan menambah kapasitas ruang arsip. Selama berdirinya Dishub Provinsi DIY pesmunahan arsip yang dilakukan baru lah 1 kali , di karenakan di dalam kantor tersebut tidak adanya tenaga ahli dalam bidang kearsipan yang mampu untuk melakukan pemusnahan.

I. Pemeliharaan

Pemeliharaan pada arsip-arsip sangat wajib dilakukan guna untuk menjaga keutuhan arsip tersebut dan terhindar dari kerusakan.Dishub Provinsi DIY walaupun pemusnahan nya baru dilakukan 1 kali tetapi mereka rutin melakukan pemeliharaan pada arsip-arsip mereka dan pemeliharaan nya pun sudah terjadwal. Metode pemeliharaan yang mereka pakai yaitu:

1. Pemberian kapur barus

2. Lemari arsip dibersihkan

3. Arsip-arsip di susun rapi

4. Kelembapan ruangan dijaga

BAB V

DESIGN MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien).Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.

B. Tujuan Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

1. Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.

2. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.

3. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.

4. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.

5. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.

6. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

C. Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan

1. Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2. Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

3. Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4. Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

BAB VI

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.

B. Saran

Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta : PT.Bumi Aksara, 2005), hlm. 1, Zulkifli Amsyah , Manajemen Kearsipan ( Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1996 ), hlm. 2 3 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

http://tugasakhir2013.blogspot.co.id/2015/04/sistem-penyimpanan-arsip-menurut-ahli.html

https://muhaniz.wordpress.com/2015/03/19/penilaian-arsip/

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/29/penemuan-kembali-arsip/

Makalah Kearsipan

Rabu, 15 Juni 2016

Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Arsip Blog